1．內容要明確、具體。

外貿部門一般都是工作頭緒紛繁，這就要求每封書信都要明確地指明是哪筆生意，什么意見，什么理由。

例如：u201c上次貴方來函，指出我方貨價偏高u201d一句，u201c上次u201d指的是哪次?u201c我方貨價u201d具體指哪批、哪種貨?都不明確。如說成u201c貴方3月5日來函說我269號貨的005品種的印花府綢價格偏高u201d，這就明確、具體了。

這就要求把信中涉及到的貨物合同號、貨號、貨物名稱、數目、金額、日期都要交待清楚。

2．態(tài)度要明朗。

每封信函都有自己的意見，是肯定還是否定，是接受還是拒絕，要明確地、語氣堅定地表示出來，不能含糊其辭，模棱兩可。例如：u201c貴方提出的意見我方基本同意u201d，u201c可以考慮u201d，u201c每月可交貨五六百箱u201d，u201c估計五月中旬前后即可發(fā)貨u201d等等都是不肯定、不明確的表達方法，都不能使用。

3．表達要準確。

要做到準確，必須注意做到以下三點：第一、避免歧義。_句話可以這樣解釋，也可以那樣解釋，叫歧義。例如u201c凡訂購量在5000碼以上者，可享受2%折扣婷的優(yōu)惠。u201d如果對方剛好訂5000碼，買方可能理解成應享受優(yōu)惠，賣方可能解釋成不屬優(yōu)惠之列，這就會產生歧義，引起糾紛。如說u201c凡訂購5000碼或者以上者，可享受2%折扣的優(yōu)惠u201d，這種表達是明確的，就是說：訂購5000碼者同樣享受優(yōu)惠。如果說u201c凡訂購量超過5000碼者，可享受2%折扣的優(yōu)惠u201d，那么，訂購5000碼者就不包括在優(yōu)惠之列了。再如，u201c不能讓價u201d，u201c不擬讓價u201d，u201c不應讓價u201d等，肯定程度各不相同。外貿信函要求語言一定要準確，用詞要嚴密，不然就會因理解不同造成爭執(zhí)和糾紛，甚至帶來經濟損失。

第二、防止褒貶失當。外貿信函有時涉及到對雙方經營能力、信用狀況、產品質量、經營態(tài)度、損失、獲利等的評價時，要客觀、公正、實事求是，防止不恰當地夸大長處或短處。例如信用調查、催貨、催款、索賠等，都會遇到褒貶的問題，寫信時不應受情緒影響，要科學、冷靜、求實。

第三、杜絕錯漏。

外貿工作責任重大，如果在書信中少了一個u201c不u201d字，意思就恰好相反，如數字丟掉一個u201c0u201d，就差十倍，如果是u201c十萬u201d丟掉一個u201c萬u2019u2019字，就相差一萬倍。一旦出現這種情況，不僅自己負不起責任，更重要的是將給國家或集體帶來不可挽回的經濟損失。因此必須杜絕錯漏現象。