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（1）收發(fā)訂單與備貨。
這一階段單證工作的具體內容為：
客戶詢盤：一般在下訂單之前，客戶都會把相關的詢價表給業(yè)務部，做一些細節(jié)上的了解。
報價：業(yè)務部及時回復客戶的詢問，確定貨物品名、型號、生產廠家、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格及柜型等，開形式發(fā)票給客戶做正式報價。
得到訂單：經過洽談，收到客戶正式的訂單。
下生產訂單：得到客戶的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃。
業(yè)務審批：業(yè)務部收到訂單后，首先要做出業(yè)務審核表。按u201c出口合同審核表u201d的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客戶訂單傳真件與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。
下達生產通知：業(yè)務部在確定交貨期后，滿足條件即可下達生產通知，通知工廠按時生產。
工廠發(fā)貨的同時向出口商和稅務部門提供增值稅發(fā)票或相應的證明。
稅務部門憑生產商提供的增值稅發(fā)票或其他證明，向出口商提供出口退稅專用稅票。
工廠在向外貿倉庫發(fā)貨的同時，要求倉庫簽收送貨單。
外貿倉庫收到貸物后，向出口商簽發(fā)進倉單。
（2）催證、來證登記、審證與改證。
催開信用證。
在出口合同簽訂以后，如果進口商遲遲沒有開來信用證，則應根據(jù)合同中規(guī)定的開證時間或根據(jù)出口貨物的性質、備貨難度、裝運期等因素決定的合理時間來催促進口商開出信用證。
來證登記。
進口商開出的信用證一般由進口商的開證行傳遞到出口商的通知行，再由通知行傳遞給出口商。所以，單證員收到信用證后，必須立即做好登記。登記內容主要有信用證號碼、合同號碼、開證申請人、開證行、總金額、裝運期、信用證有效期等。信用證的登記可采用登記簿的方式，登記簿作為單證工作的資料，也要進行歸檔保存。